Annwyl gydweithiwr,
Heddiw, wrth i’m swyddfa gymryd camau rheoleiddio pellach yn erbyn pedwar sefydliad cyhoeddus am eu methiannau parhaus i gyflawni eu rhwymedigaethau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, rwy’n ysgrifennu atoch i’ch atgoffa bod tryloywder yn hanfodol os yw’r bobl a’r cymunedau rydyn ni’n eu gwasanaethu i fod yn hyderus yn y ffordd y mae gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu darparu.
Mae rhyddid gwybodaeth yn rhan sylfaenol o dryloywder. Gall cymryd cam gwag olygu bod angen adnoddau ychwanegol i ddelio â chwynion ac apelau ynghylch penderfyniadau, a hynny ar adeg pan fo gwasanaethau dan bwysau parhaus a’r adnoddau’n cael eu hymestyn. Mae gwneud pethau’n gywir o fudd ichi.
Rwy’n gwybod bod llawer o sefydliadau eisoes yn arwain trwy esiampl ond, fel y gwelir yn y camau gorfodi y mae fy swyddfa wedi’u cymryd dros y 18 mis diwethaf, mae angen i lawer wneud mwy.
Rwy’n galw arnoch i annog eich staff, beth bynnag fo’u rôl, i gymryd rhyddid gwybodaeth o ddifrif. Mae angen ichi neilltuo adnoddau i wella mynediad at wybodaeth a thryloywder, a sicrhau bod gennych yr hyfforddiant, y prosesau a’r diwylliant cywir ar waith.
Mae eich arweinyddiaeth chi yn gwneud gwahaniaeth go iawn. Yn ddiweddar, cyhoeddwyd astudiaethau achos gennym sy’n dangos sut mae arweinyddiaeth wedi sbarduno diwylliant agored a thryloyw. Hoffwn eich annog i gymryd golwg ac i herio’ch hun i weld sut mae’ch sefydliad chi yn cymharu.
Os nad ydych yn siŵr ble i ddechrau, dyma rai camau syml y gallwch eu cymryd:
- Mynnwch wybod beth sydd angen ichi ei gyhoeddi a gofalwch fod cymaint o wybodaeth ar gael i’r cyhoedd â phosibl.
- Edrychwch ar yr hyn y mae pobl yn eich holi amdano ac ewch ati i’w gyhoeddi.
- Gweithredwch bolisïau syml sy’n dangos i’r staff sut i reoli ceisiadau am wybodaeth yn effeithiol.
- Rhannwch ein canllaw syml ‘FOI in 90 seconds‘ a’n templedi ymateb gyda’ch staff.
- Rhowch hyfforddiant gorfodol mewn rhyddid gwybodaeth i’r holl staff, ei adolygu’n rheolaidd a chynnig hyfforddiant gloywi.
- Buddsoddwch mewn offer a systemau i reoli ac ymateb i geisiadau am wybodaeth.
- Monitrwch y perfformiad i sicrhau bod eich sefydliad yn cydymffurfio â’i ddyletswyddau cyfreithiol gan ddefnyddio’n templed cynllun gweithredu a’n pecynnau cymorth hunanasesu.
Mae’r ICO yma i’ch helpu ar eich siwrnai tuag at dryloywder. Gyda’n gilydd, gallwn gael rhyddid gwybodaeth yn iawn, lleihau’r baich gweinyddol ar wasanaethau a rhoi sicrwydd i’r cymunedau rydyn ni’n eu gwasanaethu.
John Edwards, Comisiynydd Gwybodaeth
